でも、会費の集金て大変そうだけどどうしたらクレーム対策になって幹事がよけいな負担をしなくてすむの？
実際に成人式の同窓会で幹事をやった人のいろんな集金方法を紹介します。
成人式の同窓会で幹事をやるけど会費の集金はどうしたらいいの？
成人式の同窓会での会費の集金方法は３つほどあります。
- 事前に専用の口座に振り込んでもらって会費を集金する
- 同窓会当日に会場で会費を集金する
- 同窓会の幹事代行サービスを利用して会費を集金してもらう
事前に案内状を出すのに印刷代や郵送代がかかるということがなく、当日の飲食代だけの会費で、会場となるお店にも当日払いでいいのなら、当日の会場で集金している幹事さんもいます。
当日の飲食代のほかに案内状などで経費がかかる場合や、成人式の同窓会の会場に事前にいくらか入金する必要があるなら、専用の口座を作って事前に入金してもらったほうが幹事さんのお金の負担が少なくてすみます。
前金で同窓会の会費を集金するのにクレームが出ることもありますが、
前金制にする理由を明確にして、集金の連絡の時に説明を書いておくと相手も納得しやすいです。
前金制にする理由の例
- 同窓会の会場の予約をするのに事前入金が必要だから
- 同窓会の会場の費用のほかにも○○代がかかっているから
といった感じで、連絡するときに事前入金の説明をしておいたほうがいいです。
また、事前に入金してもらいやすいように、
「当日払いだと追加料金がかかる」というふうに知らせておくと前金制でも払ってくれやすいです。
実際に、飛び込みで参加する場合は、お店側では追加料金で設定していることもあるため、
お店側に飛び込みで参加した場合の料金設定を確認して、
「当日払いの場合は追加料金として＋2000円になります」
と、知らせて集金をしている幹事さんも実際にいます。
一番、幹事さんの負担が少なくて楽なのは、同窓会の幹事代行サービスを利用することです。
いくつかの幹事代行サービスがありますが、成人する年齢だと予算もおさえたいので、5,000円くらいからの会費のプランがあります。
だいたいの同窓会の幹事代行サービスでは、申し込めば、会場の手配、出欠の管理、案内状が必要なら案内状の作成、同窓会専用のＳＮＳの作成と一緒に、会費の集金もやってくれるので幹事さんはなにもしなくてもいいですから負担がなくていいですよ。
成人式の同窓会の幹事代行サービス
- 笑い屋の同窓会：http://www.dsksyoya.com/landing_page
- 同窓会ネット：http://dousoukainet.com/
幹事代行サービスがわかる動画
↓
代行サービスは同窓会の日程の3か月前からの申し込みがよいとされていますが、相談すれば3か月前じゃなくても対応してくれることもありますので相談しましょう！
口座を作って事前に集金をするときは、郵便局のゆうちょ銀行で「○○同窓会」という感じで専用の口座を作ったほうが、
- ゆうちょ銀行なら全国どこにでもあるので利用しやすい
- ゆうちょ銀行同士の口座なら手数料が無料になるので利用しやすい
というメリットがあります。
「○○同窓会」という団体専用の口座をゆうちょ銀行で作る場合は、手続きが少しめんどうですが、振込があったら知らせてくれるサービスがあるので申し込んでおくと、集金の管理が楽になります。
でも、成人式の同窓会にかぎらず、事前に申し込みがあった人でもキャンセルになる人が必ず出てきてしまうと、幹事としてはキャンセル料をどのように設定するのか困ってしまいますよね。
同窓会の会費を集金するのにキャンセルが出てしまったときはどうしたらいいのでしょうか？
成人式の同窓会の幹事で会費の集金でキャンセルのルールはどうしたらいいの？
成人式の同窓会で会費を集金する前に、
キャンセルしたときの規定を決めて知らせておくと
クレーム対策にもなりますし、キャンセル料も請求しやすいです。
まず、同窓会の会場を予約しているお店に、
- 何日前までキャンセル無料になるのか、キャンセルが可能なのか？
- 何日前からキャンセル料が発生するのか？
といったことを確認して、
お店のキャンセル料の規定はしっかりと同窓会参加者に伝える
ことが大事です。
お店側のキャンセル料があるからキャンセル料がかかることがわかれば、キャンセルするにしても相手も納得しやすいため、クレーム対策になります。
同窓会の幹事代行サービスを利用しているときは、キャンセルが出たときのことも想定して予算を組んで調整ていくれているので、幹事さんはキャンセルのことも考えなくていいことが多いです。
事前に打ち合わせは必要ですが、同窓会の会費を集金するのが負担だと感じるなら、幹事代行サービスを利用したほうが、クレームの相手もしなくていいですから楽です。
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では、幹事さんが成人式の同窓会で会費を集金するときのキャンセル料の規定の例を紹介します。
成人式の同窓会で幹事さんが会費を集金するときのキャンセル料の規定は？
同窓会の会場になるお店のキャンセル料を考えて、その前日までにはキャンセルしてもらったほうがいいことも頭に入れておきましょう。
たとえば、お店側のキャンセル料で1週間前までなら無料でキャンセルする人のキャンセルが可能なら、
同窓会の会費を振り込んだあとに都合が悪くなりキャンセルをする場合には、会場となるお店の規定に合わせてキャンセル料が発生します。
同窓会の日の8日前までならお店のキャンセルが無料なので、〇月〇日までに幹事に連絡があったら振り込まれた金額から振込手数料をひいた金額を返金します。
ゆうちょ銀行の口座同士の振込の場合は無料となりますのでご協力ください。
といった感じで、集金をするときの連絡事項として説明を入れておくといいです。
まとめ
成人式に集まる同窓会の幹事はやることがあって大変ですが、あらかじめ会費の集金やキャンセルのルールを決めておけば、クレーム対策にもなりスムーズに進みやすいです。
みんなで楽しく同窓会を過ごせるといいですね。
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